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5 trucos infalibles para una reunión de trabajo exitosa

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Las reuniones son fundamentales para el trabajo en equipo, siempre y cuando estén orientadas a la toma de decisiones. Estos encuentros deben convertirse en espacios de participación y autocrítica, para alcanzar conclusiones importantes. De lo contrario, pueden considerarse un fracaso.

Muchas organizaciones conocen esta realidad y procuran organizar mensualmente una o dos reuniones. Sin embargo, los discursos son largos, el debate se convierte en conflicto o en algunos casos, nadie del equipo dice una palabra. Esto ocurre por una sola razón: malas prácticas de oratoria y liderazgo.

Si estás familiarizado con el ejemplo anterior, entonces continúa leyendo. Vamos a plantearte cinco trucos infalibles para sostener una reunión laboral efectiva.

¿Cómo ganar la atención del equipo en una reunión?

1. Se conciso, preciso y evita las redundancias

Las reuniones que duran más de 45 minutos, suelen desviarse de los objetivos principales. El primer paso para una reunión efectiva es elegir dos o tres puntos fundamentales a tratar. Más de eso puede resultar contraproducente.

El segundo paso es plantear los temas desde el inicio del encuentro y tratar uno por uno. Quien dirige la reunión, debe procurar encauzar el debate en función de llegar a una conclusión efectiva sobre el tema.

El mejor consejo que cualquier especialista en oratoria y liderazgo puede ofrecerte en este punto, es que aprendas a escuchar. Di lo que debas decir y luego presta atención a la opinión de tu equipo. Procura que tus siguientes intervenciones sean para tomar lo mejor y plantear soluciones. Es un error garrafal convertir la participación en conflicto, cuídate mucho de eso.

2. Camina mientras hablas

Mantener una posición rígida mientras te diriges a tu equipo de trabajo, crea un ambiente tenso, acartonado y poco propicio para la libre expresión de opiniones. Lo recomendable por especialistas, es que el responsable de la reunión y orador principal, camine por la sala mientras plantea las ideas principales del encuentro.

Moverte por la sala de reuniones, mantener el contacto visual con los miembros del equipo y dar un mensaje contundente son tres claves fundamentales para conectar con los interlocutores. Refleja seguridad y buen dominio del tema, liderazgo y tranquilidad.

Estas son las condiciones ideales para que una reunión no se torne aburrida ni agotadora. No solo lo recomendamos nosotros, grandes empresarios como Mark Zuckerberg (Facebook) y Richard Branson (Virgin), Jack Dorsey (Twitter) y el ex presidente de Estados Unidos, Barack Obama, son conocidos por sostener importantes juntas sin sentarse un minuto.

 

3. Haz preguntas de forma constante

Una de las técnicas más efectivas para romper el hielo en una reunión, es hacer preguntas. Ayuda a ganar rápidamente la atención de los trabajadores y propicia la participación en temas de importancia.

Por cada punto a tratar, plantea una o dos preguntas fundamentales. No abuses de este recurso o parecerá que no tienes el control de los temas en cuestión. Juega con la espontaneidad, que se note que las preguntas nacen en el momento. Tener buen dominio de grupo es muy importante para que fluya el intercambio de ideas.

trucos para exponer

4. Solicita la opinión de los demás

Al igual que con las preguntas, solicitar la opinión de los demás promueve la participación de los asistentes en la reunión. Por lo general, una buena dinámica de grupos es plantear una idea y cotejar los diferentes puntos de vista.

Al hacer esto, puedes analizar los beneficios y desventajas de la propuesta. Mides el impacto que tendría dentro de la organización y evalúas qué tanto facilitaría el trabajo del equipo.

La mayoría de las conclusiones efectivas, se obtienen luego de poner en perspectiva todas las consideraciones de los participantes. Sin embargo, esta técnica requiere de buen dominio de grupo o fácilmente puede derivar en conflicto.

La reunión conseguirá su objetivo en la medida que los intercambios de ideas se alejen del conflicto, para consolidar una buena toma de decisiones.

5. Ejemplifica con casos reales

Un error garrafal que alguna vez todos hemos cometido, es hablar por horas sin llegar a un punto específico. Aunque tu discurso esté perfectamente planificado, puede resultar aburrido o poco interesante para los interlocutores. En las reuniones esto ocurre con mucha frecuencia.

La solución es sencilla: utiliza ejemplos. Pero no cualquier ejemplo, debes describir una escena que para el equipo de trabajo resulte familiar. Que puedan captar la idea en el aire, sin pensarla demasiado. La clave para conectar con cualquier tipo de público es vincularlos con el problema.

Si utilizas referencias concretas, puntuales y sencillas, atrapas la atención de los participantes con mayor rapidez.

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